Aperçu
Comprendre les stratégies de sonnerie
Types d’ordres de sonnerie disponibles
Les forfaits Starter incluent les options Tous en même temps et Par lots aléatoires. Les forfaits Business et
Scale donnent accès aux Groupes de sonnerie personnalisés pour un contrôle avancé du routage.
- Tous en même temps : tout le monde sonne simultanément
- Par lots aléatoires : répartition équitable des appels par groupes
- Groupes de sonnerie personnalisés : routage hiérarchique avec ordre spécifique
- Utilisateur unique : acheminement vers un seul membre de l’équipe
Pour passer les membres de l’équipe qui sont déjà en appel : activez Sonner seulement si la personne n’est pas déjà sur un autre appel à l’étape des utilisateurs de sonnerie.Remarque : ce paramètre désactive la mise en attente d’appel pour cette étape.
Fonctionnement de l’ordre de sonnerie
- Le système vérifie quels utilisateurs sont disponibles
- Les utilisateurs sont appelés selon la stratégie choisie
- La première personne qui répond prend l’appel
- Si personne ne répond, on passe à l’étape suivante (habituellement le message vocal)
Lorsque Sonner seulement si l’utilisateur n’est pas déjà sur un autre appel est activé, l’étape 1 ignore aussi les personnes déjà en communication au lieu de les faire sonner.
Configuration des utilisateurs de sonnerie
Ajouter à votre flux d’appels
- Ouvrez le créateur de flux d’appels
- Faites glisser le bloc utilisateur de sonnerie sur la zone de travail
- Placez-le après :
- Déclencheur d’appel entrant
- Condition des heures d’ouverture
- Sélection du menu téléphonique
- Configurez la stratégie et la durée de sonnerie
- Pour ignorer les membres de l’équipe qui sont déjà en appel, activez Sonner seulement si l’utilisateur n’est pas déjà sur un autre appel. Cela désactive la mise en attente d’appel pour cette étape.
Régler la durée de sonnerie
- Par défaut : 30 secondes au total
- Minimum recommandé : 15 secondes
- Par groupe : Définissez une durée différente pour chaque groupe de sonnerie
Découvrez le créateur de flux d’appels
Exercez-vous à créer des flux d’appels étape par étape (ou servez-vous de nos exemples de flux)
dans la Quo Academy.
Ignorer les membres de l’équipe déjà en communication
- Ouvrez l’étape utilisateurs de sonnerie dans votre flux d’appels
- Activez Sonner seulement si la personne n’est pas déjà sur un autre appel
Ce paramètre est disponible uniquement pour les boîtes de réception partagées et il est désactivé par défaut. Activez-le pour chaque étape d’utilisateurs de sonnerie où vous voulez que les appels ignorent les membres de l’équipe occupés.
- Tous en même temps
- Par lots aléatoires
- Groupes de sonnerie personnalisés
Stratégies d’ordre de sonnerie
Tous en même temps
- Tous les membres d’équipe disponibles sonnent en même temps
- Temps de réponse le plus rapide possible
- Le premier qui répond prend l’appel
- Sélectionnez Tous en même temps dans le menu déroulant
- Définissez la durée totale de sonnerie (p. ex., 30 secondes)
- Tous les utilisateurs ayant accès au numéro sont inclus automatiquement
Par lots aléatoires
- Divise l’équipe en groupes aléatoires
- Chaque lot sonne pendant une durée définie
- Évite la surcharge d’appels pour une personne en particulier
- Sélectionnez Par lots aléatoires
- Choisissez la taille du lot (p. ex., 3 personnes par lot)
- Définissez la durée de sonnerie par lot (p. ex., 15 secondes)
- Le système affiche le temps de sonnerie total
Groupes de sonnerie personnalisés
- Créez des groupes distincts avec des membres désignés
- Contrôlez l’ordre exact dans lequel les groupes sonnent
- Définissez des durées différentes pour chaque groupe
- Sélectionnez Groupes de sonnerie personnalisés
- Ajoutez le nombre de groupes requis
- Pour chaque groupe :
- Sélectionnez des utilisateurs précis
- Choisissez le mode de sonnerie (tous en même temps ou par lots)
- Définissez la durée de sonnerie
- Les groupes sonnent l’un après l’autre
- Groupe 1 : soutien principal (2 personnes, 20 secondes)
- Groupe 2 : soutien général (4 personnes, 20 secondes)
- Groupe 3 : équipe de débordement (3 personnes, 15 secondes)
- Achemine les appels directement vers une personne précise
- Aucune sonnerie de groupe ni distribution
- Routage simple et prévisible
- Sélectionnez Utilisateur unique
- Choisissez un membre de l’équipe dans la liste déroulante
- Définissez la durée de sonnerie
- Seuls les utilisateurs ayant accès au numéro s’affichent
Configurations avancées
- Groupes de taille égale : Divisez l’équipe en groupes de même taille
- Affectation rotative : Faites alterner manuellement les membres des groupes chaque semaine
- Durée équilibrée : Même temps de sonnerie par groupe
- Groupe du lundi : Alex, Beth, Carlos (20 s)
- Groupe du mardi : Dana, Eric, Fran (20 s)
- Groupe du mercredi : Greg, Helen, Ian (20 s)
- Niveau 1 : Soutien de première ligne (15 secondes)
- Niveau 2 : Soutien de niveau supérieur (15 secondes)
- Niveau 3 : Responsables (10 secondes)
- Final : Messagerie vocale ou transfert
Gestion des disponibilités
Facteurs influençant la disponibilité des utilisateurs
- Ne pas déranger activé
- Statut d’absence défini
- Horaire de travail en dehors des heures prévues
- Notifications en sourdine pour le numéro
- Appel en cours sur une autre ligne, si le paramètre Sonner seulement si l’utilisateur n’est pas déjà sur un autre appel est activé pour cette étape Utilisateurs de sonnerie
Résolution des sonneries manquées
- Vérifier les paramètres de statut
- S’assurer que Ne pas déranger est désactivé
- Confirmer que le statut indique « Disponible »
- Examiner les paramètres d’horaire de travail
- Vérifier l’accès au numéro
- S’assurer que l’utilisateur a accès au numéro partagé
- Vérifier qu’ils n’ont pas désactivé les notifications
- Confirmer qu’il n’y a pas de conflits de renvoi d’appel
- Tester l’ordre de sonnerie
- Effectuer des appels de test pour vérifier le routage
- Vérifier que chaque groupe reçoit des appels
- Ajuster les durées au besoin
FAQ
Comment fonctionnent les groupes de sonnerie ?
Comment fonctionnent les groupes de sonnerie ?
Les groupes de sonnerie appellent les membres de l’équipe selon le type d’ordre de sonnerie choisi pour cette étape. Vous pouvez aussi activer Sonner seulement si l’utilisateur n’est pas déjà sur un autre appel pour ignorer automatiquement les membres déjà occupés, afin d’acheminer les appels vers la prochaine personne disponible au lieu de déclencher la mise en attente d’appel.
Quels sont les différents types de groupes de sonnerie, et lesquels permettent d’ignorer les membres occupés ?
Quels sont les différents types de groupes de sonnerie, et lesquels permettent d’ignorer les membres occupés ?
Quo offre quatre types d’ordre de sonnerie : tous en même temps, Par lots aléatoires, groupes de sonnerie personnalisés et utilisateur unique.L’option d’ignorer les membres occupés fonctionne avec tous en même temps, Par lots aléatoires et les groupes de sonnerie personnalisés. Elle est désactivée par défaut. Activez-la pour chaque étape Utilisateur de sonnerie où vous souhaitez l’utiliser.
Combien de personnes peuvent faire partie d’un groupe de sonnerie, et puis-je définir des durées de sonnerie différentes pour différentes personnes ?
Combien de personnes peuvent faire partie d’un groupe de sonnerie, et puis-je définir des durées de sonnerie différentes pour différentes personnes ?
Jusqu’à 100 membres de l’équipe peuvent partager un même numéro Quo et être inclus dans des groupes de sonnerie, et des groupes de sonnerie personnalisés peuvent être configurés avec n’importe quel sous-ensemble de ces utilisateurs.Avec les groupes de sonnerie personnalisés, vous pouvez aussi définir une durée de sonnerie différente pour chaque groupe. Les utilisateurs d’un même groupe partagent la durée attribuée à ce groupe.
Que se passe-t-il si tout le monde est occupé ?
Que se passe-t-il si tout le monde est occupé ?
Si aucun utilisateur dans les groupes de sonnerie configurés ne répond dans le délai prévu, l’appel passe à l’étape suivante de votre flux d’appels (généralement le message vocal ou le renvoi).
Puis-je contrôler si je suis joignable pour les appels de groupe de sonnerie ?
Puis-je contrôler si je suis joignable pour les appels de groupe de sonnerie ?
Les appels sonnent sur tous vos appareils connectés (mobile, bureau, web), sauf si vous mettez les notifications en sourdine ou activez le mode Ne pas déranger.Vous pouvez vous exclure temporairement en activant le mode Ne pas déranger, en définissant votre état comme absent ou en mettant en sourdine le numéro en question. Les administrateurs peuvent aussi retirer votre accès à un numéro partagé.
Comment les lots aléatoires assurent-ils l’équité ?
Comment les lots aléatoires assurent-ils l’équité ?
Le système attribue les utilisateurs à des lots de façon aléatoire pour chaque appel, ce qui assure une répartition équilibrée au fil du temps. Aucun utilisateur n’est affecté en permanence au premier ou au dernier lot.
Puis-je planifier différents groupes de sonnerie ?
Puis-je planifier différents groupes de sonnerie ?
Pas directement, mais vous pouvez utiliser les heures d’ouverture pour acheminer les appels vers différents flux d’appels avec différentes configurations de groupes de sonnerie selon le moment.
Est-ce que plusieurs appels peuvent sonner en même temps, et est-ce qu’un membre de l’équipe peut répondre à plus d’un à la fois ?
Est-ce que plusieurs appels peuvent sonner en même temps, et est-ce qu’un membre de l’équipe peut répondre à plus d’un à la fois ?
Il n’y a pas de limite au nombre d’appels qui peuvent sonner en même temps sur un même numéro Quo; ils sont acheminés selon votre flux d’appels actif.Les membres de l’équipe ne peuvent être sur qu’un seul appel à la fois. S’ils sont déjà en appel lorsqu’un autre entre, ils verront une notification de mise en attente d’appel, mais ne pourront pas y répondre pendant qu’ils sont déjà en ligne.Si vous avez activé Sonner seulement si l’utilisateur n’est pas déjà sur un autre appel pour cette étape Utilisateur de sonnerie, ils ne verront pas cette notification. L’appel les ignorera et fera plutôt sonner la prochaine personne disponible.
Comment puis-je savoir que j’ai été ignoré parce que j’étais déjà sur un appel ?
Comment puis-je savoir que j’ai été ignoré parce que j’étais déjà sur un appel ?
Un appel manqué apparaît dans votre boîte de réception partagée, et vous verrez la raison : « Vous étiez sur un autre appel. » Les autres membres de la boîte de réception partagée peuvent voir que vous avez manqué un appel, mais pas la raison.