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Cada llamada que recibes es una oportunidad para fortalecer la relación con tus clientes. Tanto si un cliente llama a tu equipo durante el horario de atención como si lo hace fuera de ese horario, puedes crear un flujo de llamadas para cada escenario. En este artículo, te mostraremos cómo configurar tus flujos de llamadas con el constructor de flujos de llamadas de Quo para reducir las llamadas perdidas y mejorar la experiencia de tus clientes. 

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Diseña una mejor experiencia de llamadas con el creador de flujos de llamadas

Con el creador de flujos de llamadas de Quo, puedes personalizar tu flujo de llamadas arrastrando y soltando cada paso del proceso exactamente como quieras.  Crea flujos de llamadas separados para tu horario laboral y para fuera del horario de atención, usando bloques de llamadas que facilitan a tu equipo manejar el volumen de llamadas entrantes y ofrecer una excelente experiencia a los clientes.  El lienzo de flujo de llamadas te ayuda a diseñar y configurar tus flujos de llamadas fácilmente. Simplemente arrastra y suelta bloques, y luego ajusta la configuración específica de cada bloque.
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Elige a qué miembros del equipo hacer sonar

Supongamos que en este momento tus clientes se te están escapando y yéndose con otras empresas porque tu equipo está perdiendo llamadas. Con la función de hacer sonar a usuarios, puedes elegir exactamente quién de tu equipo recibe las llamadas entrantes de forma simultánea y priorizar quién recibe primero las notificaciones de llamadas entrantes.  Configura diferentes grupos de timbrado durante tu horario comercial y fuera de ese horario. Por ejemplo, puedes hacer sonar a todo tu equipo durante el horario comercial, pero solo hacer sonar a miembros específicos del equipo de guardia fuera de horario, para no molestar a colegas que están desconectados.  Cuando configuras qué usuarios van a sonar, se trata de encontrar un equilibrio delicado entre las necesidades de tus clientes y las de tu equipo. Aquí tienes algunos consejos para configurar tu orden de timbrado:
  • Establece una duración mínima de timbre de 15 segundos si planeas hacer sonar a todos los miembros de tu equipo, para que la llamada tenga tiempo de registrarse.
  • Establece una duración de timbre más corta si planeas hacer sonar grupos de miembros del equipo a la vez, para que los clientes no estén esperando en la línea demasiado tiempo.
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Permite que tus clientes enruten sus llamadas automáticamente

A medida que tu equipo crece y agrega más departamentos, tus clientes querrán ponerse en contacto con miembros específicos del equipo. Es una buena idea darles la posibilidad de elegir con qué departamento quieren comunicarse.  Con un menú telefónico (también llamado phone tree), puedes programar un conjunto de opciones predefinidas entre las que tus clientes pueden elegir. Esto reduce sus tiempos de espera en las llamadas y disminuye la necesidad de transferir manualmente a las personas que llaman al departamento correcto, incluso después de que se conecten con tu equipo.  Incluso puedes tener diferentes menús telefónicos durante y después del horario de atención, lo que te da flexibilidad para diseñar tu experiencia de llamadas de una manera que funcione tanto para ti como para tus clientes.  Tener un menú telefónico es una excelente manera de reducir el spam y las llamadas automatizadas. Los bots no pueden navegar por las opciones del teclado que exige un menú telefónico, por lo que tu equipo puede centrarse únicamente en hablar con tus clientes.
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Más consejos para agregar un menú telefónico: 
  • Incluye comandos de voz que las personas que llaman puedan usar para seleccionar su opción del menú. Por ejemplo, si la opción 1 conecta con tu equipo de ventas, puedes agregar el comando de voz “ventas”. 
  • Mantén breves tus opciones de menú telefónico, idealmente entre 3 y 4 opciones. Tener demasiadas opciones puede abrumar a las personas que llaman y añadir fricción innecesaria a su experiencia. 
  • Incluye opciones de autoservicio que ayuden a los clientes a resolver preguntas frecuentes. Por ejemplo, puedes pedirles que pulsen “3” para conocer tu horario de atención si tu equipo recibe esa pregunta con frecuencia.
  • Agrega hasta dos niveles adicionales a tu menú telefónico para ofrecer más opciones de enrutamiento a tus clientes. Los menús multinivel son útiles para conectar a las personas que llaman con equipos específicos dentro de un departamento y para adaptarse a preferencias basadas en el idioma o la ubicación. Cada opción de menú puede enrutar a otro menú, a una persona, a un grupo o incluso a Sona, lo que te da un control total sobre la experiencia de quien llama.

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Configura opciones de respaldo cuando tu equipo no esté disponible (durante y fuera del horario laboral)

Tu equipo no siempre estará disponible para atender todas las llamadas entrantes, pero aun así puedes causar una excelente impresión en los clientes que te llaman y recopilar información importante antes de que cuelguen usando estos ajustes adicionales de teléfono: 
  • Sona: Cuando tu equipo esté ocupado o no esté trabajando ese día, puedes usar el agente de IA de Quo, Sona. Sona puede contestar llamadas las 24 horas, los 7 días de la semana, responder preguntas frecuentes de los clientes y tomar un mensaje para que tu equipo pueda hacer un seguimiento fácilmente más tarde.  
  • Saludos de correo de voz personalizados: Tu saludo les indica a los clientes qué información necesitas de ellos para hacer un seguimiento y define expectativas sobre cuándo pueden esperar una devolución de llamada. Asegúrate de configurar saludos separados para el horario laboral y fuera del horario laboral. 
  • Respuestas automáticas: Configurar respuestas automáticas también te permite definir expectativas según distintos escenarios. Por ejemplo, si alguien llama pero no deja un mensaje, puedes enviarle automáticamente un mensaje de texto para verificar el motivo de su llamada. Por otro lado, puedes configurar una respuesta automática diferente para avisarles cuándo les responderás si te envían un mensaje de texto.  
  • Reenviar a otro número: También puedes configurar un número de reenvío de respaldo para no perder la oportunidad de conectar con cada cliente. Por ejemplo, si tienes un servicio de contestación fuera del horario laboral para tu negocio, puedes configurar automáticamente un flujo de llamadas que dirija todas las llamadas a un número externo.
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A medida que evolucionen las necesidades de tu equipo, puedes volver fácilmente al generador para ajustar tus flujos de llamadas.

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Reutiliza pasos existentes en tus flujos de llamadas

Crea ramas de tus flujos de llamadas más rápido volviendo a añadir pasos existentes en otras partes del flujo. Con el paso de flujo de llamadas Go to, puedes conectar los pasos de tu flujo de llamadas sin problemas, eliminar pasos duplicados y optimizar la configuración de tu flujo. Para las personas que llaman y pasan por diferentes opciones en tu menú telefónico y no pueden conectarse con un miembro del equipo, puedes usar el paso Go to para dirigirlas a tu buzón de voz o a Sona. No es necesario crear varias veces los mismos pasos de buzón de voz y Sona para distintas opciones del menú telefónico; puedes enrutar las llamadas a la misma versión. Al reutilizar pasos existentes de tus flujos de llamadas, puedes brindar una experiencia coherente a las personas que llaman, ordenar los flujos de llamadas y reducir el trabajo administrativo al gestionarlos. Esto te libera para que puedas editar tus flujos de llamadas más rápido y concentrarte en tener más conversaciones con clientes. 
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