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Descripción general

El buzón de voz garantiza que nunca te pierdas comunicaciones importantes, incluso cuando no puedas contestar llamadas. Con Quo, antes el sistema de buzón de voz de OpenPhone, puedes crear saludos profesionales, recibir transcripciones automáticas y administrar mensajes de forma eficiente en todos tus dispositivos. Ya sea que necesites saludos distintos para el horario laboral, mensajes para días festivos o grabaciones específicas por departamento, el buzón de voz mantiene tu empresa accesible 24/7.

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Cómo funciona el buzón de voz en Quo

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Cómo funciona el buzón de voz

Cuando las llamadas no se responden:
  1. La persona que llama escucha tu saludo personalizado
  2. Graba su mensaje
  3. El sistema transcribe el audio
  4. Recibes notificaciones en todos tus dispositivos
  5. El mensaje se almacena en el hilo de la conversación

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Funciones clave

  • Saludos personalizados: Mensajes distintos para diferentes situaciones
  • Transcripción automática: Lee los mensajes sin tener que escucharlos
  • Filtro de lenguaje inapropiado: Transcripciones limpias para entornos profesionales
  • Almacenamiento indefinido: Mensajes guardados hasta que los elimines
  • Sincronización multidispositivo: Accede a tus mensajes de voz desde cualquier dispositivo
  • Notificaciones por correo electrónico: Recibe las transcripciones en tu bandeja de entrada

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Configuración del buzón de voz

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Agrega a tu flujo de llamadas

  1. Abre el generador de flujos de llamadas
  2. Arrastra el paso Voicemail al lienzo
  3. Colócalo después de:
    • Hacer sonar a los usuarios (cuando no responden)
    • Horario de atención (fuera de horario)
    • Opciones del menú telefónico
  4. Configura el saludo y la configuración
Configuración de Voicemail en el generador de flujos de llamadas

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Crea tu saludo

Selecciona el paso de buzón de voz y elige el método: Subir un archivo
  • Es un saludo pregrabado que creaste fuera de Quo
  • El archivo debe ser MP3 o WAV
  • Escúchalo antes de subirlo para asegurarte de que la grabación tenga alta calidad
Grabar en Quo
  • Haz clic en el botón Record
  • Usa el micrófono de tu computadora o de tu teléfono
  • Reprodúcelo para asegurarte de que te convence
  • Puedes volver a grabarlo tantas veces como quieras
Texto a voz
  • Escribe el texto de tu saludo
  • Nuestra IA generará una voz profesional
  • Forma rápida de actualizar el buzón de voz durante las vacaciones u otros periodos
  • Te dará un tono y una claridad consistentes
Para obtener ayuda al redactar mensajes de texto a voz que suenen naturales, incluidos el ritmo y la pronunciación, consulta nuestra guía sobre el uso de texto a voz mejorado.

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Configurar la configuración

Activa funciones adicionales:
  • Transcribir el buzón de voz: Conversión automática a texto
  • Filtro de lenguaje soez: Limpia las transcripciones
  • Notificaciones por correo electrónico: Reenviar a la bandeja de entrada
  • Duración del timbre: Define el tiempo antes de enviar al buzón de voz

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Ejemplos de saludos profesionales

Saludo empresarial estándar “Gracias por llamar a [Business Name]. En este momento estamos atendiendo a otros clientes. Por favor, deje su nombre, número y un breve mensaje, y le devolveremos la llamada dentro de un día hábil.” Saludo fuera del horario de oficina “Se ha comunicado con [Business Name]. Nuestro horario de atención es de lunes a domingo, de 9 a. m. a 5 p. m., hora del Este. Por favor, deje un mensaje y le responderemos el siguiente día hábil. Para emergencias, presione 0.” Saludo específico para departamentos “Se ha comunicado con el equipo de [Department] de [Business Name]. En este momento todos los representantes están ocupados. Deje un mensaje detallado, incluyendo su número de cuenta, y le devolveremos la llamada en un plazo de 4 horas.” Saludo para días festivos _“¡Felices fiestas de parte de [Business Name]! Estamos cerrados desde [Date] hasta [Date]. Deje un mensaje y responderemos cuando regresemos. Para asuntos urgentes, envíenos un correo electrónico a esta dirección.”_ Buzón de voz personal “Hola, se ha comunicado con [Name] en [Business Name]. En este momento estoy en otra llamada o fuera de mi escritorio. Deje un mensaje y le responderé lo antes posible.”
¿Necesita más inspiración? Consulte 45 ejemplos de saludos profesionales para buzón de voz para guiones específicos por sector.

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Gestión de la configuración del buzón de voz

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En la web/escritorio

  1. Haz clic en Settings
  2. Selecciona el número de teléfono que deseas configurar
  3. Desplázate hasta Flujo de llamadas y haz clic para abrir tu call flow builder
  4. Haz clic en el bloque de Voicemail
  5. Desde aquí puedes:
    • Cambiar tu Voicemail greeting
    • Activar o desactivar Transcribe voicemail
    • Activar o desactivar Profanity filter

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En dispositivos móviles (iOS/Android)

  1. Toca tu icono de cuenta en la esquina superior izquierda
  2. Toca Settings ⚙️
  3. Toca Phone numbers
  4. Selecciona tu número
  5. Toca Voicemail greeting
  6. Toca el signo más (+) en la esquina inferior derecha
  7. Graba o carga tu saludo
  8. El saludo seleccionado se muestra en morado con una marca de verificación ✔️
Configuración del buzón de voz en iOS
Algunas configuraciones, como “Profanity filter”, solo se pueden actualizar desde la versión web o de escritorio.

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Estrategias avanzadas para el buzón de voz

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Saludos según el horario

Usa el horario comercial para distintos mensajes:
  • Durante el horario: Saludo breve y profesional
  • Fuera del horario: Información detallada con tiempo estimado de respuesta
  • Fines de semana: Mensaje especial de fin de semana
  • Días festivos: Fechas de cierre y contactos de emergencia

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Enrutamiento por departamento

Crea buzones de voz específicos: 
Menú telefónico → Selección de departamento → Buzón de voz específico
  Ventas → Buzón de voz de ventas
  Soporte → Buzón de voz de soporte con información de SLA
  Facturación → Buzón de voz de facturación con opciones de pago

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Opciones de idioma

Atiende a clientes multilingües:
  1. Saludo principal en el idioma principal
  2. Menú telefónico para elegir idioma
  3. Buzones de voz específicos por idioma
  4. Transcripciones en el idioma detectado

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Gestión del desbordamiento

Cuando el equipo está al máximo de capacidad: 
Llamar a usuarios (30 seg) → Reproducir mensaje → Buzón de voz
"Todos nuestros representantes están ocupados. Su llamada es importante..."

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Funciones del correo de voz

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Precisión de la transcripción

Mejora la calidad de las transcripciones:
  • Un saludo claro invita a los llamantes a hablar con claridad
  • Pide que deletreen su nombre para mayor precisión
  • Activa el filtro de lenguaje soez para obtener texto más limpio
  • Revisa y corrige las transcripciones importantes

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Configuración de la duración del timbrado

Personaliza cuándo se activa el buzón de voz:
  • Predeterminado: 30 segundos
  • Rápido al buzón de voz: 15–20 segundos
  • Timbrado extendido: 45–60 segundos
  • Por grupo: Tiempos diferentes para distintos grupos de timbrado
Configuración de la duración del timbrado

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Filtrado de lenguaje soez

Mantén las transcripciones profesionales:
  1. Ve a Settings → Phone numbers
  2. Selecciona tu número
  3. Desplázate a la sección Voicemail
  4. Activa Filter profanity

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Acceso a los mensajes de voz

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En los hilos de conversación

Todos los mensajes de voz aparecen en la conversación correspondiente:
  • Reproductor de audio para reproducirlos
  • Transcripción completa debajo
  • Opción de descarga para archivarlos
  • Marca de tiempo y duración

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Notificaciones

Mantente informado sobre los mensajes nuevos:
  • Íconos de insignia: Conteo de no leídos en la bandeja de entrada
  • Notificaciones push: Alertas en el móvil
  • Reenvíos por correo electrónico: Transcripciones por correo
  • Integración con Slack: Notificaciones para el equipo

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Modo No molestar

Envía las llamadas directamente al buzón de voz:
  • Define la duración: 30 min, 1 hora, 8 horas o personalizada
  • Los mensajes de texto se siguen recibiendo con normalidad
  • Las notificaciones de voz siguen llegando
  • No afecta a los números compartidos

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Almacenamiento y conservación

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Almacenamiento de mensajes

  • Duración: Indefinida (hasta que se eliminen)
  • Ubicación: En los hilos de conversación
  • Copia de seguridad: Almacenamiento automático en la nube
  • Exportación: Disponible a través de la exportación de datos

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Después de cancelar

  • Mensajes garantizados durante 14 días
  • Exporta tus datos antes de cancelar
  • Descarga los mensajes de voz importantes
  • Solicita una exportación completa de datos si es necesario

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Opciones de integraciones

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Notificaciones por correo electrónico

Recibe los buzones de voz en tu bandeja de entrada:
  1. Configura la integración con el correo electrónico
  2. Selecciona las notificaciones de buzón de voz
  3. Incluye transcripciones
  4. Admite varios destinatarios

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Webhooks y API

Automatiza el manejo de los mensajes de voz:
  • Activar actualizaciones en el CRM
  • Crear tickets de soporte
  • Enviar a servicios de traducción
  • Archivar en almacenamiento en la nube

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Colaboración en equipo

Comparte la gestión del buzón de voz:
  • Acceso a números compartidos
  • Comentarios internos en los mensajes
  • Asignación a miembros del equipo
  • Seguimiento del estado (completado/pendiente)

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Consejos para grabar

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Calidad profesional

Crea saludos claros y eficaces:
  • Entorno silencioso: Sin ruido de fondo
  • Habla despacio: Vocaliza con claridad
  • Tono cercano: Cálido pero profesional
  • Mensaje breve: Lo ideal es 20-30 segundos

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Mejores prácticas para el guion

  • Indica el nombre de la empresa de inmediato
  • Establece expectativas sobre la devolución de llamada
  • Solicita información clave
  • Ofrece alternativas (correo electrónico, sitio web)
  • Agradece a la persona que llama por su mensaje

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Actualizaciones periódicas

Mantén los saludos al día:
  • Revísalos mensualmente
  • Actualízalos para los días festivos
  • Ajusta los cambios de horario
  • Elimina la información desactualizada

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Preguntas frecuentes

Los llamantes pueden dejar mensajes de hasta 3 minutos. Esto ofrece tiempo suficiente para mensajes detallados y evita grabaciones excesivamente largas.
No directamente, pero puedes usar menús telefónicos para dirigir distintos tipos de llamantes a diferentes buzones de voz, cada uno con su propio saludo.
Las transcripciones suelen ser precisas, pero pueden presentar errores con nombres, términos técnicos o acentos. El audio siempre está disponible para verificación.
Sí. Configura las notificaciones por correo electrónico para recibir alertas de voz con transcripciones. Puedes acceder al archivo de audio iniciando sesión en Quo.
Eliminar una conversación borra permanentemente todos los mensajes, incluidos los de voz. Descarga los mensajes importantes antes de borrar conversaciones.
La mayoría de los llamantes pueden presionar # para saltar al tono de grabación, aunque esto depende de su operador. Mantén los saludos concisos de todos modos.
Una vez eliminados, los mensajes de voz no se pueden recuperar. Descarga siempre los mensajes importantes antes de eliminarlos de las conversaciones.
Sí. Puedes configurar saludos detallados que brinden información y luego usar transcripciones y notificaciones para responder rápidamente a los mensajes.