Aperçu
Comprendre les rôles et les autorisations
Trois rôles dans l’espace de travail
- Contrôle administratif complet de l’espace de travail
- Peut gérer la facturation et les paramètres d’abonnement
- Peut attribuer ou modifier les rôles de tout membre de l’équipe
- Peut ajouter ou retirer d’autres propriétaires
- Accès complet à toutes les fonctionnalités
- Gère les membres de l’équipe et les numéros de téléphone
- Configure les fonctionnalités de l’espace de travail et les intégrations
- Ne peut pas ajouter ni retirer des propriétaires
- Ne peut pas accéder aux informations de facturation
- Accès administratif complet par ailleurs
- Utilise les numéros de téléphone attribués pour les appels et les messages texte
- Gère les contacts et ses paramètres personnels
- Collabore dans les boîtes de réception partagées
- Accès administratif limité
- Ne peut pas modifier les paramètres de l’espace de travail
Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent inviter de nouveaux membres d’équipe ou modifier les rôles.
Répartition détaillée des autorisations
| Autorisation | Propriétaire | Admin | Membre |
|---|---|---|---|
| Envoyer des messages texte, passer des appels, communiquer avec les coéquipiers | ✓ | ✓ | ✓ |
| Gérer les contacts | ✓ | ✓ | ✓ |
| Importer des contacts en lot (Google/CSV) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Inviter des membres de l’équipe | ✓ | ✓ | ✓ |
| Retirer des membres de l’équipe | ✓ | ✓ | |
| Mettre à jour les rôles des membres | ✓ | ✓ | |
| Gérer la facturation | ✓ | ✓ | |
| Mettre à jour les paramètres du numéro de téléphone | ✓ | ✓ | |
| Ajouter de nouveaux numéros de téléphone | ✓ | ✓ | |
| Créer des groupes d’espace de travail | ✓ | ✓ | |
| Configurer les intégrations | ✓ | ✓ | |
| Soumettre/gérer des demandes de portage | ✓ | ✓ | |
| Ajouter/retirer d’autres propriétaires | ✓ |
Propriété des numéros de téléphone
- Les propriétaires de numéros déterminent qui peut accéder à ce numéro
- Seuls les propriétaires de numéros, les propriétaires de l’espace de travail ou les administrateurs peuvent mettre à jour les paramètres du numéro
- Les paramètres comprennent : nom de la boîte de réception, identifiant de l’appelant, heures d’ouverture, flux d’appels
Ajouter des membres à l’équipe
Méthode 1 : Invitation directe
- Accédez à Settings → Members
- Cliquez sur Invite your team ou Invite a member
- Saisissez les adresses courriel (séparées par des virgules pour plusieurs)
- Choisissez l’attribution initiale du numéro de téléphone :
- Assign a new number : ils pourront en choisir un lors de l’intégration
- Share existing : accorder l’accès aux numéros existants
- Sélectionnez leur rôle (Owner, Admin ou Member)
- Cliquez sur Send invitations
Méthode 2 : Revendiquer votre domaine
- Allez à Settings → Members
- Cliquez sur Claim your domain
- Saisissez une adresse courriel avec le domaine de votre entreprise
- Vérifiez la propriété du domaine
- Toute personne ayant une adresse courriel de l’entreprise peut se joindre automatiquement
- Elle s’inscrit normalement et voit « Join existing workspace »
- Aucune invitation n’est requise
- Le rôle par défaut est Member (modifiable ultérieurement)
Processus d’invitation
- Invitation par courriel avec les détails de l’espace de travail
- Lien pour accepter l’invitation
- Parcours d’accueil guidé :
- Création de compte
- Choix du numéro de téléphone
- Instructions pour télécharger l’application
- Accès immédiat aux ressources attribuées
- Commencer à appeler et à envoyer des textos immédiatement
- Accéder aux numéros de téléphone partagés
- Consulter l’historique des conversations
- Collaborer avec leurs collègues
Gestion des membres existants
- Accédez à Settings → Members
- Voyez tous les membres avec :
- Nom et courriel
- Rôle actuel
- Numéros de téléphone attribués
- Dernière activité
- Cliquez sur les trois points (…) à côté de son nom
- Sélectionnez Change role
- Choisissez le nouveau rôle
- Confirmez la modification
Les changements de rôle prennent effet immédiatement. Les membres pourraient devoir actualiser leur application pour voir les autorisations mises à jour.
- Accédez à Settings → Members
- Cliquez sur les trois points (…) à côté de son nom
- Sélectionnez Remove user from workspace
- Réattribuez ses numéros de téléphone au besoin
- Confirmez le retrait
Le retrait de membres ne peut être effectué que dans l’application Web ou de bureau, pas sur mobile.
Gestion des numéros de téléphone
Attribution de numéros aux membres
- Lors du processus d’invitation
- Dans les paramètres du numéro de téléphone
- Depuis la page de gestion des membres
- Définir l’ordre de sonnerie des appels entrants
- Configurer des notifications individuelles
- Suivre l’activité grâce à l’attribution des conversations
- Conserver une vue unifiée de la boîte de réception
Incidence sur la facturation
- Des frais au prorata s’appliquent immédiatement
- Facturation pour le reste de la période en cours
- Chaque membre doit avoir un abonnement
- Premier numéro inclus, numéros supplémentaires à 5 $/mois
- Crédits au prorata appliqués au compte
- Crédits utilisés pour de futurs frais
- Ne peuvent pas être remboursés ni transférés
- Expirent si l’abonnement est annulé
- Starter : 15 $/utilisateur/mois (annuel)
- Business : 23 $/utilisateur/mois (annuel)
- Scale : 35 $/utilisateur/mois (annuel)
- Chacun comprend un numéro
- Aucune limite quant à la taille de l’équipe
Fonctions de collaboration
- Voir qui prend en charge les conversations
- Laisser des commentaires internes
- Transférer des conversations entre membres
- Définir les plages de disponibilité de l’équipe
Outils de communication
- Envoyer des messages directs aux membres de l’équipe
- Mentionner des collègues dans les fils de discussion
- Partager les coordonnées des contacts
- Collaborer sur des problèmes liés aux clients
Fonctionnalités de visibilité
- Suivi de l’activité par membre
- Analyses des appels et des textos
- Informations sur le rendement
- Répartition de la charge de travail
Protégez votre compte
- Appliquez le principe du moindre privilège, c’est-à-dire que les personnes ne devraient avoir accès qu’aux éléments dont elles ont réellement besoin sur une base régulière
- Vérifiez régulièrement les accès des membres pour vous assurer que personne n’a accès à quelque chose auquel il ne devrait pas
- Retirez rapidement les membres inactifs afin de ne pas oublier de le faire (les vérifications régulières aident à cet égard)
- Documentez l’attribution des rôles dans un endroit auquel vous et les autres avez accès
- Limitez les comptes de propriétaire au strict nécessaire
- Restreignez l’accès d’administrateur à une ou deux personnes
- Utilisez les numéros partagés avec prudence
- Surveillez les changements d’autorisations pour vous assurer qu’aucune modification n’est effectuée à votre insu
Dépannage
Problèmes liés aux invitations
- Vérifier les dossiers de courriel indésirable/pourriel
- Vérifier l’adresse courriel
- Renvoyer l’invitation
- Essayer une autre adresse courriel
- S’assurer d’utiliser l’adresse courriel invitée
- Vérifier si le domaine est revendiqué
- Vérifier que l’espace de travail est toujours actif
- Communiquer avec l’administrateur de l’espace de travail
Problèmes d’autorisation
- Vérifier que le bon rôle est attribué
- Vérifier les autorisations du numéro de téléphone
- Actualiser l’app/le navigateur
- Examiner les paramètres de l’espace de travail
- Examiner les autorisations actuelles
- Vérifier les changements récents
- Confirmer la propriété du numéro
- Communiquer avec le soutien au besoin
Foire aux questions
Les membres peuvent-ils voir l’historique d’appels des autres?
Les membres peuvent-ils voir l’historique d’appels des autres?
Par défaut, les membres ne voient que leur propre activité. Pour consulter les appels des autres, ils doivent avoir accès à des boîtes de réception partagées ou à certains numéros de téléphone.
Combien d’administrateurs devrions-nous avoir?
Combien d’administrateurs devrions-nous avoir?
Nous recommandons 2 à 3 administrateurs pour la plupart des organisations. Cela assure une couverture tout en maintenant la sécurité. Les équipes plus grandes peuvent en nécessiter davantage.
Que se passe-t-il lorsque je retire un membre?
Que se passe-t-il lorsque je retire un membre?
Son accès est immédiatement révoqué et il est déconnecté. Les numéros de téléphone et l’historique des conversations demeurent dans l’espace de travail pour réattribution.
Puis-je créer des rôles personnalisés?
Puis-je créer des rôles personnalisés?
Pour le moment, Quo offre trois rôles prédéfinis. Pour des besoins d’autorisations spécifiques, combinez les rôles avec les contrôles d’accès aux numéros de téléphone.
Comment transférer la propriété?
Comment transférer la propriété?
Seul le propriétaire actuel peut transférer la propriété. Accédez à Settings → Members, cliquez sur votre nom, puis sélectionnez « Transfer ownership » pour l’attribuer à un autre membre.
Les membres peuvent-ils inviter d’autres membres?
Les membres peuvent-ils inviter d’autres membres?
Oui, tous les rôles peuvent envoyer des invitations. Toutefois, seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent retirer des membres ou modifier les rôles après leur arrivée.
Quelle est la différence entre les rôles de l’espace de travail et ceux des numéros?
Quelle est la différence entre les rôles de l’espace de travail et ceux des numéros?
Les rôles de l’espace de travail régissent les autorisations globales. Les rôles liés aux numéros déterminent l’accès à des numéros de téléphone spécifiques. Un membre propriétaire d’un numéro a le contrôle total de ce numéro.
Comment les numéros partagés influent-ils sur la facturation?
Comment les numéros partagés influent-ils sur la facturation?
La facturation se fait par utilisateur, et non selon l’accès aux numéros. Plusieurs membres peuvent partager un numéro sans frais supplémentaires au-delà de leurs abonnements individuels.