Aperçu
Les réponses automatiques envoient des messages texte pour tenir vos clients informés lorsque vous ne pouvez pas répondre sur-le-champ. Qu’il s’agisse de répondre aux appels manqués pendant les heures d’ouverture ou d’indiquer les délais de réponse aux clients qui vous joignent en dehors des heures d’ouverture, les réponses automatiques vous aident à garder une communication professionnelle et à assurer la satisfaction de vos clients.Pour l’instant, la configuration des réponses automatiques est offerte uniquement dans les applications Web et de bureau. Elle n’est pas encore possible dans l’application mobile.
Configurer les réponses automatiques
Accéder aux paramètres de réponse automatique
- Cliquez sur Paramètres dans le menu de gauche
- Sélectionnez Numéros de téléphone sous Paramètres de l’espace de travail
- Choisissez le numéro de téléphone que vous souhaitez configurer
- Cliquez sur l’onglet Automatisations
- Faites défiler jusqu’à Réponses automatiques
Configurer les déclencheurs de réponse automatique
Réponses automatiques pendant les heures d’ouverture :- Appels manqués : répondez lorsque les appels restent sans réponse
- Nouveaux messages vocaux : envoyez un message lorsqu’un message vocal est laissé
- Messages texte entrants : confirmez la réception des messages de vos clients
- Appels manqués en dehors des heures d’ouverture : informez les appelants de vos heures d’ouverture
- Messages vocaux en dehors des heures d’ouverture : indiquez les délais de réponse à prévoir
- Messages texte en dehors des heures d’ouverture : proposez d’autres moyens de vous joindre
Disponibilité selon la plateforme
Plateformes de configuration :- App web : configuration et gestion complètes des réponses automatiques
- App de bureau : configuration et modification complètes
- Apps mobiles (iOS/Android) : les paramètres de réponse automatique ne sont pas offerts; utilisez l’app web ou de bureau pour les configurer
Gérer les réponses automatiques
Modifier les réponses automatiques actives
Modifier les messages :- Accédez à Paramètres → Numéros de téléphone
- Sélectionnez le numéro de téléphone dont les réponses automatiques sont actives
- Cliquez sur la réponse automatique à modifier
- Mettez à jour le contenu du message et enregistrez les modifications
- État vert : indique que les réponses automatiques sont actives
- Aperçu du message : affiche le contenu actuel de la réponse automatique
- Conditions de déclenchement : indiquent à quel moment les réponses automatiques s’activent
Désactiver les réponses automatiques
- Accédez à Paramètres → Numéros de téléphone
- Sélectionnez le numéro dont vous souhaitez désactiver les réponses automatiques
- Cliquez sur la réponse automatique active (affichée en vert)
- Cliquez sur « Delete » pour la désactiver immédiatement
Fonctionnement des réponses automatiques et mesures de protection
Gestion intelligente de la fréquence
Délai d’attente de 3 heures :- Une seule réponse automatique est envoyée par contact toutes les 3 heures
- Plusieurs appels manqués en moins de 3 heures ne déclenchent qu’une seule réponse automatique
- Évite d’importuner les clients avec des messages automatisés répétitifs
- Aucune réponse automatique n’est envoyée si vous avez récemment appelé le contact ou lui avez écrit
- Évite les réponses automatisées pendant les conversations en cours
- Préserve la fluidité naturelle des échanges
Pour trouver de l’inspiration et des exemples, consultez notre guide présentant 20 exemples de messages de réponse automatique adaptés à différents contextes d’affaires.
FAQ
Les réponses automatiques ne sont pas envoyées
Les réponses automatiques ne sont pas envoyées
Vérifiez que les réponses automatiques sont activées pour votre numéro de téléphone et que les conditions de déclenchement correspondent au mode de communication utilisé par le client (appel, message vocal ou message texte).
Des clients reçoivent plusieurs réponses automatiques
Des clients reçoivent plusieurs réponses automatiques
Vérifiez que le délai d’attente de 3 heures fonctionne correctement. Si des clients reçoivent plusieurs messages en peu de temps, communiquez avec le soutien pour obtenir de l’aide.
Paramètres de réponse automatique introuvables sur mobile
Paramètres de réponse automatique introuvables sur mobile
La configuration des réponses automatiques est offerte uniquement dans les applications Web et de bureau. Utilisez ces plateformes pour configurer et gérer vos réponses automatiques.
Message de réponse automatique trop long
Message de réponse automatique trop long
Privilégiez des messages de réponse automatique brefs et ciblés. Les messages trop longs peuvent être tronqués ou ne pas être envoyés correctement. Limitez-vous à l’information claire et essentielle.
La réponse automatique ne respecte pas les heures d’ouverture
La réponse automatique ne respecte pas les heures d’ouverture
Assurez-vous que vos heures d’ouverture sont correctement configurées dans les paramètres de votre numéro de téléphone. Les réponses automatiques « en dehors des heures d’ouverture » reposent sur des heures d’ouverture bien configurées.