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Aperçu

La gestion des conversations dans Quo (anciennement OpenPhone) vous aide à rester organisé et à vous assurer que les communications importantes ne passent jamais entre les mailles du filet. Utilisez les états, les statuts et les fonctionnalités d’organisation des conversations pour maintenir un flux de travail efficace et prioriser vos interactions avec les clients.

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Comprendre les états des conversations

Dans Quo, les conversations ont différents états qui vous aident à suivre et à prioriser vos communications :
Ouvert
  • Conversations actives qui nécessitent une attention ou un suivi
  • État par défaut des nouveaux messages entrants et des appels
  • Visible dans la vue principale de votre boîte de réception pour un accès immédiat
Non lu
  • Messages ou appels qui n’ont pas encore été consultés par un membre de l’équipe
  • Affichent des indicateurs de notification sur les numéros de téléphone
  • Servent de rappels automatiques pour assurer des réponses rapides
Terminé
  • Interactions terminées archivées hors de la vue principale
  • Accessibles au besoin au moyen du filtre “Terminé”
  • Conservent l’historique des conversations à des fins de référence
Les états des conversations vous aident à atteindre l’objectif de boîte de réception vide tout en préservant l’historique important des communications.

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Épingler des conversations

Épinglez jusqu’à 50 conversations pour garder les fils de discussion importants en haut de votre boîte de réception et y accéder rapidement.
Les conversations épinglées apparaissent au-dessus de tous les autres messages dans votre boîte de réception.

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Épingler ou désépingler une conversation

  1. Cliquez avec le bouton droit sur n’importe quelle conversation
  2. Sélectionnez Épingler la conversation
Pour désépingler, cliquez avec le bouton droit sur la conversation épinglée et sélectionnez Désépingler la conversation.
Si vous avez atteint la limite de 50 conversations épinglées, vous verrez une notification.

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Marquer les conversations comme terminées

Utilisez l’état « Terminé » pour dégager les tâches accomplies et garder votre boîte de réception organisée. Disponible sur le web et l’application de bureau, ainsi que sur iOS et Android dans l’application mobile.

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À partir de l’app web ou de bureau

  1. Ouvrez l’app web Quo ou l’application de bureau
  2. Sélectionnez la conversation que vous voulez marquer comme terminée
  3. Cliquez sur l’icône de coche (✓) pour marquer la conversation comme terminée
La conversation sera retirée de votre boîte de réception principale, mais restera accessible grâce au filtre « Terminé ».
Marquer une conversation comme terminée dans l’app web

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À partir de l’application mobile

  1. Ouvrez Quo sur votre appareil mobile
  2. Dans votre boîte de réception de conversations, balayez la conversation vers la gauche
  3. Appuyez sur Terminé pour marquer la conversation comme complétée
Marquer une conversation comme complétée sur un appareil mobile

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Marquer les conversations comme non lues

Utilisez l’état « Non lu » comme système de rappel personnel ou d’équipe. Offert sur le Web et sur bureau, ainsi que dans l’app mobile pour iOS et Android.

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À partir de l’app web ou de l’application de bureau

  1. Ouvrez l’app web Quo ou l’application de bureau
  2. Sélectionnez la conversation que vous voulez marquer comme non lue
  3. Cliquez sur l’icône d’enveloppe pour la marquer comme non lue
Marquer une conversation comme non lue dans l’app web

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À partir de l’application mobile

  1. Ouvrez Quo sur votre appareil mobile
  2. Dans votre boîte de réception, faites glisser la conversation vers la droite
  3. La conversation sera marquée comme non lue et un indicateur de notification apparaîtra
Marquer une conversation comme non lue sur mobile

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Stratégies de flux de travail de conversation

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Flux de travail pour la productivité personnelle

  1. Revue du matin : Vérifiez les conversations non lues et hiérarchisez les réponses
  2. Travail en cours : Gardez les conversations importantes ouvertes pendant les échanges
  3. Suivi de la résolution : Marquez les conversations comme terminées une fois réglées
  4. Système de relance : Utilisez l’état « non lu » pour les éléments nécessitant un suivi ultérieur
  • Urgent : Laisser ouvert pour une attention immédiate
  • Suivi requis : Marquer comme non lu pour servir de rappel personnel
  • Terminé : Marquer comme terminé pour garder la boîte de réception claire
  • Référence : Accéder au besoin via le filtre « Terminées »

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Flux de travail pour la collaboration en équipe

  • Indicateurs de non-lecture : Avertir les membres de l’équipe des nouveaux messages des clients
  • Coordination du statut : Utiliser un marquage uniforme pour éviter le travail en double
  • Gestion des transferts : Marquer comme non lues lors du transfert de conversations entre membres de l’équipe
  • Suivi de la résolution : Marquer comme terminées lorsque les problèmes des clients sont résolus
  • Point du matin : Passer en revue, en équipe, les conversations non lues et ouvertes
  • Planification de la prise en charge : S’assurer que toutes les conversations non lues ont des responsables attribués
  • Nettoyage de fin de journée : Marquer les conversations résolues comme terminées
  • Revue hebdomadaire : Vérifier les conversations terminées pour repérer des occasions de suivi

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Stratégies de flux de travail en équipe pour la gestion des conversations

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Quand marquer des conversations comme terminées

Terminé

  • Problème du client résolu : Problème réglé et client satisfait
  • Information transmise : Codes de vérification, confirmations ou mises à jour envoyés
  • Interactions ponctuelles : Messages promotionnels ou communications temporaires
  • Tâches terminées : Travail délégué achevé et confirmé
  • Références archivées : Conversations importantes, mais inactives

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Quand marquer des conversations comme non lues

  • Suivi requis : Besoin de répondre, mais pas disponible immédiatement
  • Coordination d’équipe : Avertir les collègues de messages importants
  • Système de rappel : Indicateurs personnels pour agir plus tard
  • Renseignements en attente : En attente de détails avant de répondre
  • Indicateur de priorité : Marquer les conversations importantes pour les repérer rapidement

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Maintenir une boîte de réception organisée

  • Examiner d’abord les conversations non lues chaque matin
  • Marquer les conversations comme terminées dès qu’elles le sont
  • Utiliser le statut « Non lu » de façon stratégique pour les véritables suivis
  • Archiver rapidement les messages promotionnels ou de vérification
  • Examiner les conversations terminées pour repérer tout suivi manqué
  • Nettoyer les anciennes conversations qui n’ont plus besoin d’être suivies
  • Évaluer les tendances dans le déroulement des conversations pour améliorer les processus
  • Mettre à jour les flux de travail de l’équipe en fonction du volume de conversations

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Gestion avancée des conversations

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Raccourcis clavier

Pour gérer les conversations plus rapidement sur le Web et l’application de bureau :
MacWindowsAction
↑ / ↓↑ / ↓Parcourir les conversations sans les marquer comme lues
EnterEnterRépondre à la conversation sélectionnée
//Accéder aux snippets, aux GIF et aux invitations dans le champ de message
⌘ + ECtrl + EMarquer la conversation comme terminée
⌘ + UCtrl + UMarquer la conversation comme lue ou non lue
Ctrl + CAlt + CLancer un appel depuis n’importe où
⌘ + ICtrl + Shift + IAppeler le contact à partir de la conversation ouverte
Ctrl + NAlt + NCréer un nouveau message depuis n’importe où
⌘ + /Ctrl + /Rechercher dans votre espace de travail
⌘ + KCtrl + KOuvrir le menu de commandes pour voir les actions disponibles

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Intégration avec d’autres fonctionnalités

Gestion des contacts :
  • Ajouter des notes aux contacts en fonction des résultats des conversations
  • Étiqueter les contacts avec des renseignements pertinents pour référence ultérieure
  • Mettre à jour les propriétés des contacts en fonction des informations tirées des conversations
Coordination de l’équipe :
  • Utiliser les mentions @ dans les conversations pour alerter les membres de l’équipe
  • Épingler les conversations importantes pour la visibilité de l’équipe
  • Partager les informations tirées des conversations lors des réunions d’équipe
Suivi de la performance :
  • Surveiller les délais de réponse aux conversations non lues
  • Suivre les taux de résolution des conversations
  • Analyser les tendances des conversations pour optimiser les flux de travail

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FAQ

Les conversations ouvertes sont des échanges actifs qui ont pu être lus ou non, tandis que les conversations non lues contiennent précisément des messages qu’aucun membre de l’équipe n’a encore consultés. Une conversation peut être à la fois ouverte et non lue, mais une fois marquée comme terminée, elle n’est ni ouverte ni non lue.
Oui, les conversations marquées comme terminées ne sont pas supprimées. Accédez-y à l’aide du filtre « Terminé » dans votre boîte de réception. Vous pouvez aussi les marquer de nouveau comme ouvertes ou non lues au besoin pour poursuivre l’échange.
Oui, les états de conversation (ouvertes, non lues, terminées) se synchronisent en temps réel sur tous vos appareils et pour tous les membres de l’équipe. Lorsque vous marquez une conversation comme terminée sur votre téléphone, la mise à jour s’applique immédiatement sur votre ordinateur et pour votre équipe.
Les états de conversation sont partagés au sein de votre équipe. Lorsqu’un membre de l’équipe marque une conversation comme lue, non lue ou terminée, la mise à jour s’applique à tout le monde. Cela évite le travail en double et assure un suivi cohérent des conversations.
Oui! Vous pouvez marquer plusieurs conversations comme Terminé en sélectionnant les conversations et en appuyant sur la coche qui apparaît au bas de la liste des conversations.
Marquer plusieurs conversations comme Terminé
Lorsque vous archivez un numéro de téléphone, tous les états de conversation sont préservés. Si vous réactivez le numéro plus tard, les conversations conserveront leurs états précédents (ouvertes, terminées, non lues).
Les conversations terminées restent accessibles indéfiniment au moyen du filtre « Terminé ». Il n’y a pas de suppression automatique de l’historique des conversations, ce qui vous assure un accès aux communications passées au besoin.
Bien qu’il n’y ait pas de marquage automatique des conversations, vous pouvez utiliser des filtres pour repérer rapidement les conversations qui pourraient être prêtes à être marquées comme terminées, par exemple celles contenant uniquement des codes de vérification ou des messages promotionnels.
Les conversations épinglées s’affichent dans l’ordre où elles ont été épinglées. Elles ne peuvent pas être réorganisées manuellement.