Cómo colaborar mejor como equipo en Quo

Documentation Index

Fetch the complete documentation index at: https://support.quo.com/llms.txt

Use this file to discover all available pages before exploring further.

¿Quieres reducir tus tiempos de respuesta o trabajar en conjunto para responder a los clientes? Con Quo (antes OpenPhone), puedes colaborar fácilmente con tu equipo para ofrecer una mejor experiencia.  En este artículo verás cómo puedes colaborar con tu equipo y comunicarte de forma eficiente con tus clientes.  Ayuda a tu equipo a colaborar reuniéndolo en Quo. Estas son las configuraciones esenciales que necesitas para crear un espacio de trabajo colaborativo: El primer paso para repartir la responsabilidad de las llamadas y los mensajes entrantes con tu equipo es compartir tu número con ellos.  Hay dos formas de compartir un número con tu equipo: Nuevos usuarios de Quo: Invita a los miembros del equipo que aún no están en tu espacio de trabajo de Quo.

1. Selecciona Invite your team debajo de la lista de miembros del equipo en tu espacio de trabajo. 
2. Ingresa los correos electrónicos de los colegas que deseas invitar. 
3. Elige la asignación de su número: Shared o Direct.
4. Selecciona su rol en el espacio de trabajo: Member o Admin. 
5. Haz clic en Send invites para enviar invitaciones a la lista de miembros del equipo. 

Usuarios existentes: Agrega compañeros de equipo a un número en tu espacio de trabajo.

1. Ve a Settings → Phone numbers
2. Selecciona el número de teléfono que deseas compartir
3. Ve a Users → Add users

Con Quo (antes OpenPhone), puedes compartir las llamadas entrantes con tu equipo exactamente como prefieras. Elige qué miembros de tu equipo reciben la llamada primero durante el horario laboral con el orden de timbrado.  De forma predeterminada, las llamadas entrantes llamarán a todos los usuarios de un número compartido. Con un orden de timbrado personalizado, puedes decidir qué miembros reciben primero las llamadas entrantes. Para configurar tus grupos de timbrado:

1. Abre Quo en la web o en la app de escritorio
2. Ve a Settings → Phone numbers
3. Selecciona el número que quieres configurar
4. Haz clic en Edit call flow en la sección de Flujo de llamadas
5. Arrastra el paso de Flujo de llamadas Ring users al lienzo
6. Colócalo después de:
   • Incoming call trigger
   • Business hours condition
   • Phone menu selection
7. Configura la estrategia y los tiempos de timbrado

Los miembros del equipo que trabajan por turnos pueden configurar horarios de trabajo individuales para controlar cuándo reciben llamadas y mensajes entrantes. Tener un horario de trabajo no solo facilita turnarse al usar un número compartido, también fomenta un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal para tu equipo.  Para configurar tu horario de trabajo:

• Haz clic en Settings en el menú de la izquierda 
• En Your account, selecciona Notifications
• Desplázate hasta la sección Work schedule y activa Enable work schedule
• Establece los horarios en los que estás disponible durante la semana para atender llamadas y recibir notificaciones.

Las propiedades personalizadas y las transcripciones le brindan a tu equipo información adicional sobre los clientes. Aseguran que tus colegas puedan ponerse rápidamente al día con conversaciones anteriores con clientes y aprovechar las relaciones existentes, lo que facilita los traspasos. Aquí tienes algunos ejemplos de propiedades personalizadas para comenzar:

• Estado del lead: Usa la opción Selección múltiple para hacer seguimiento de los contactos a lo largo de tu proceso de ventas, desde ‘Prospecto’ hasta ‘Cerrado ganado’.
• Prioridad: También puedes usar la opción Selección múltiple para hacer seguimiento de los clientes según su prioridad para tu negocio. Por ejemplo, si quieres marcar clientes VIP o en riesgo de cancelación.
• Próxima cita: Usa el campo Fecha para agregar cuándo está programada una próxima llamada con un contacto. 
• Sitio web: Usa el campo URL para agregar el sitio web de un cliente para que tu equipo pueda revisar rápidamente los productos y servicios que ofrece un contacto.

Para agregar una propiedad personalizada:

1. Selecciona un contacto desde una conversación existente en tu vista de Chats o ve a tus Contacts.
2. Verás un conjunto de información para el contacto que elegiste, como su nombre y número. Aquí puedes agregar el nombre de su empresa y cargo, una fecha de seguimiento o lo que tú elijas.
3. Para agregar otro campo, selecciona + Add a Property
4. Aparecerá un menú desplegable. Verás opciones para agregar etiquetas de selección múltiple, fechas, URLs, direcciones y mucho más.

Las transcripciones de llamadas también facilitan el seguimiento y la personalización de cada conversación en equipo. Para habilitar las transcripciones de llamadas:

• Ve a Settings → Phone numbers.
• Selecciona el número de teléfono para el que quieres habilitar las transcripciones.
• Ve a Call assistant y activa Transcribe and summarize calls. 

Una vez que hayas configurado tu número compartido, podrás colaborar en cualquier llamada o mensaje entrante. Aquí te mostramos cómo:  ¿Quieres resolver un problema de un cliente en equipo? ¿O agregar a un miembro del equipo para escalar una llamada? Agregar miembros del equipo a una llamada existente o iniciar una nueva llamada grupal es fácil. Aquí te explicamos cómo hacerlo:

1. Durante una llamada, haz clic en el icono +👤 en la pantalla de la llamada.
2. Agrega personas a la llamada escribiendo el nombre o el número de teléfono de un contacto en la barra de búsqueda. Si invitas a compañeros de tu espacio de trabajo a una llamada grupal, puedes añadir un breve mensaje que se enviará junto con la invitación a la llamada. Cuando estés listo para invitar al contacto, haz clic en Add.

En situaciones de coaching en vivo en las que los compañeros quieran escuchar para brindar comentarios, asegúrate de poner a los clientes en espera antes de llamar a tus colegas. ¿Necesitas ayuda de un colega para redactar la respuesta adecuada? ¿Quieres que un miembro específico del equipo asuma la responsabilidad de un caso de un cliente? Menciónalo en un hilo interno para avisarle. Los hilos internos son la forma más sencilla de colaborar y asignar tareas en Quo porque todo el equipo comparte el mismo contexto. Deja un comentario justo debajo de una actividad — mensajes de texto, llamadas perdidas, mensajes de voz y más — para iniciar una conversación con el equipo.  Para crear un hilo interno:

1. En una conversación, pasa el cursor sobre cualquier mensaje de texto o llamada y selecciona Comentar en hilo interno.
2. Escribe @ y empieza a escribir el nombre del miembro del equipo; selecciónalo cuando aparezca.
3. Escribe el resto de tu mensaje y haz clic en Enviar.

Estar preguntándole constantemente a un compañero si ya recibió una grabación o un mensaje se vuelve tedioso muy rápido. Inbox viewers reduce la necesidad de hacer seguimiento una y otra vez. Haz un seguimiento fácilmente de quién está al tanto viendo una lista de los miembros del equipo que están viendo o han visto una conversación. Inbox viewers está habilitado de forma predeterminada y lo verás en tu bandeja de entrada de Quo después de compartir tu número con tu equipo. ¿Quieres profundizar en la gestión de tu equipo y tu bandeja de entrada? Aquí tienes algunos recursos relacionados:

• Cómo analizar y mejorar el rendimiento del equipo
• Cómo evitar que las conversaciones se pierdan por el camino